Neues Intranet für badenova

Mehr Effizienz bei der täglichen Arbeit durch gebündeltes Wissen und optimierte Workflows

Im Überblick 

  • Schnelle Verfügbarkeit von Informationen
  • Zeit- und Kostenersparnis durch optimierte Workflows
  • Durchdachtes Funktionsdesign für optimale Usability
  • Bündelung wichtiger Informationen in einer zentralen Wissensdatenbank
  • Mitarbeiterblog als soziale Kommunikationsplattform
  • Synergien durch einheitliches CMS für Intranet und Corporate Website
  • Globale Ablage von Medien,zentrale News- und Pressedatenbank
  • Leistungsstarke Suche
  • Aktualität durch stetige Anpassung und Erweiterung

Aufgabe

Das konzernweite Intranet des südbadischen Energiedienstleisters badenova, das täglich von mehr als 1.300 Beschäftigten sowie zahlreichen Mitarbeitern angeschlossener Gesellschaften genutzt wird, war hinsichtlich Struktur und Design neu zu gestalten. Gleichzeitig sollte das genutzte Content Management System (CMS) FirstSpirit auf die neueste Version aktualisiert werden.

Lösung

Zu Projektstart stellte sich rasch heraus, es nicht nur bei einem optischen und technischen Facelifting zu belassen, sondern den inhaltlichen Aufbau des Intranets grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen. Im Mittelpunkt der Überlegungen stand daher die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

Gemeinsam mit badenova-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern führten wir zunächst Usability-Studien zur Navigation und zum Design durch. Darauf aufbauend konzipierten wir das Intranet von Grund auf neu und unterzogen anschließend die erarbeiteten Lösungen mit Unterstützung von Key Usern ausgiebigen Praxistests. Auf diese Weise entstanden eine neue Informationsarchitektur und ein neues Funktionsdesign, die den aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen im Unternehmen nun gerecht werden. Typische Workflows wurden optimiert, in ihrer Funktionalität erweitert und sparen so tagtäglich Arbeitszeit.

Sehr effizient ist zum Beispiel die neu konzipierte Mitarbeitersuche: Außer nach Namen ist auch eine Suche nach der Vertretung, der Organisationszugehörigkeit oder Räumen möglich. Im Nu werden alle relevanten Daten zu dem gesuchten Kollegen inklusive Foto übersichtlich dargestellt. Ein weiteres Beispiel für einen Zeit sparenden Arbeitsablauf ist die neue Baustellenseite, die einen tagesaktuellen Überblick über die badenova-Baustellen in der Region inklusive der Verantwortlichen bietet.

Einen Quantensprung zum Vorgängersystem stellt die Einrichtung einer Wissensdatenbank dar, die den aktiven Austausch zwischen den Mitarbeitern fördert und das im Unternehmen vorhandene Wissen für alle nutzbar macht. In dieser Datenbank findet sich eine Vielzahl von Dokumenten, u.a. Formulare, Vorträge und Präsentationen, gesetzliche Informationen und Serviceinformationen. Über eine automatische, individuell konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigung können sich alle Mitarbeiter laufend über Änderungen und neue Inhalte informieren lassen, dringende Informationen werden im Push- Verfahren an Entscheidungsträger und Stakeholder übermittelt.

Der besseren Kommunikation im Unternehmen dient auch das neue Mitarbeiterblog. Damit findet der Meinungsaustausch der Belegschaft jetzt nicht mehr nur „auf dem Flur“ statt, sondern hat ein Forum im Intranet erhalten, das die Beschäftigten aktiv und transparent an aktuellen Diskussionen teilnehmen lässt. Auf diese Weise sind sie stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden und können sich in aktuelle Themen aktiv einbringen. So wird auch die soziale Kompetenz des Unternehmens gestärkt.

Als technologische Basis für das neue Corporate Intranet dient das Enterprise Content Management System (ECMS) FirstSpirit. Neben einer komfortablen und übersichtlichen Arbeitsoberfläche bietet das System die Möglichkeit der globalen Medienablage, die u.a. Bilder, Video- und Audioclips sowie Dokumente und Downloads sowohl auf der Website als auch im Intranet verfügbar macht. Einmal abgelegt, können die Medien in beliebige Seiten eingebunden und aktualisiert werden.

Besonders praktisch ist die globale Datenablage auch bei der Verwaltung von News und Pressetexten. Die zuständigen Redakteure legen ihre Inhalte einmal in der zentralen News- und Pressedatenbank ab und können diese anschließend über ein Publikationsmanagement in die Corporate Website und/oder das Intranet einspielen. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit und sorgt für konsistente Daten. Individuell angepasste Freigabeworkflows und ein differenziertes Rechtemanagement für die Redakteure stellen dabei sicher, dass nur autorisierte Inhalte veröffentlicht werden.

Das Corporate Intranet umfasst bereits heute über 6.200 Seiten und wird kontinuierlich weiter ausgebaut. Damit die relevanten Informationen dennoch gefunden werden, wurde eine leistungsstarke und hochperformante Suche implementiert. Durch ihre durchdachte Usability kann die Suche auch einfach genutzt werden und erfreut sich bei den Nutzern hoher Beliebtheit.

Fazit

In engem Austausch mit den Nutzern ist ein Corporate Intranet entstanden, das von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen und rege genutzt wird. So kann es den Informations- und Kommunikationsbedürfnissen eines großen Unternehmens jeden Tag aufs Neue gerecht werden. Auch im Wortsinne macht sich das neue Intranet bezahlt: Wenn jeder einzelne der 1.300 Mitarbeiter dank der neuen Strukturen und Abläufe täglich einige Minuten einspart, bedeutet das für das Unternehmen auf die Mitarbeiterzahl und das Jahr hochgerechnet eine erhebliche Zeit- und damit Kostenersparnis.

Durch die einheitliche technische Plattform für Website und Intranet und die damit mögliche gemeinsame Nutzung von Medien, Datenquellen und Inhalten wurden Synergien geschaffen und die Pflege des Intranets deutlich erleichtert.

Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets stellen wir sicher, dass das System stets auf der Höhe der Zeit bleibt und die badenova-Mitarbeiter bei ihrer Arbeit effizient unterstützt werden.

Tag für Tag.  

Über badenova

Die badenova AG & Co. KG ist ein innovativer und kundenorientierter Energiedienstleister mit mehr als 1.300 Mitarbeitern. Neben Erdgas, Strom, Wärme und Wasser werden Energielösungen für Privat- und Geschäftskunden sowie Kommunen angeboten.

Ansprechpartner

Stefan Häfele
Geschäftsführer

Telefon +49 (0)761 - 88 85 24 - 15
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Im Einsatz seit Juli 2009